エクセル 残業管理 出勤時間管理

エクセルで業務時間・残業・深夜残業管理

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●エクセルの表で個人別出勤時間の管理表を作成してみました。
出勤時間管理
個人別に当日の出勤から退社までの時間をもとに自動で通常勤務と各残業に振り分ける表です。

 

この表では名前と出勤時刻と退社時刻を入力するだけで、早出残業・通常勤務・残業・深夜残業の4種類に自動で振り分けてくれます。

    入力項目

  • B列:名前
  • C列:出勤時刻
  • D列:退社時刻

    表示項目

  • E列:深夜残業(0:00〜5:00)
  • F列:早出勤務(5:00〜8:00
  • G列:通常業務時間(8:00〜17:00)
  • H列:残業(17:00〜22:00)
  • I列:深夜残業(22:00〜29:00)

K列、L列:時間を計算するためのワーク範囲です。
ここでは表示させてますが、通常は別のシートに隠しておきます。
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では上図を元に詳しく見てみましょう。

 

上から4人目の”Dさん”の例
出勤時刻が8:00で退社時刻が20:00です。
深夜残業:無し
早出:無し
通常勤務:9時間
残業:3時間
深夜残業:無し

 

一番下の行の”Lさん”の例
出勤時刻が00:00で退社時刻が29:00です。
深夜残業:5時間
早出:3時間
通常勤務:9時間
残業:5時間
深夜残業:7時間
29時間も働いてます。
(こんな勤務をする人はいませんが例で入力してみました)

 

次にこの表の作り方です。
出勤時間管理
青@と青Aは計算用として使っています。
K列が出勤時刻、L列が退社時刻のパターン管理です。
各時間を”深夜残業”、”早出”、”通常勤務”、”残業”、”深夜残業”の5パターンに分けて表示させますので、K列とL列では出勤時刻と退社時刻を元にA〜Eまでのパターン分けをしています。
青@が出勤時刻のパターン
青Aが退社時刻のパターン

 

パターンの分け方は
A:深夜残業
B:早出
C:通常勤務
D:残業
E:深夜残業

 

パターン分けが出来ましたら、次に各時間に振り分けます。
赤@〜D
出勤パターンがA〜Eのどの時間帯か、退社パターンがA〜Eのどの時間帯かをK列L列を参照しながら、出勤時刻〜退社時刻を分割して各時間帯に振り分けます。
関数は主に時間の計算に「TIME関数」を使い、「IF関数」でパターンを振り分けています。
@〜Dの詳細は説明すると長くなるので、分からない方はこのままコピーしてエクセルに貼り付けて動作させてみてください。
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